Notariat · Digitale Verfahren

Notariell digital.
Per Video oder im Notariat.

Digitale notarielle Verfahren unterscheiden sich danach, was digital ist: der Termin, die notarielle Urkunde oder beides. Die Übersicht zeigt, wann ein Termin per Videokonferenz stattfinden kann, wie eine Urkunde bei persönlicher Anwesenheit im Notariat elektronisch beurkundet wird und wie eine Unterschrift oder Signatur an einem elektronischen Dokument notariell beglaubigt wird.

Vorab kurz erklärt

Beurkundung und Beglaubigung

Bei einer Beurkundung klärt der Notar das Anliegen, berät alle Beteiligten unabhängig und unparteiisch und bereitet die Urkunde vor. Im Termin liest er sie vor und erklärt ihren Inhalt. Danach genehmigen und unterschreiben die Beteiligten die Urkunde. Bei einer Beglaubigung bestätigt der Notar dagegen grundsätzlich nur, von wem eine Unterschrift oder elektronische Signatur stammt.

Warum digital?

Digitale Verfahren können Wege verkürzen, Zeit sparen und Abläufe vereinfachen. Elektronische Urkunden und andere elektronische Dokumente können direkt übermittelt und weiterverarbeitet werden. Ein Zwischenschritt über Papier ist nicht nötig. Das ist für den elektronischen Rechtsverkehr besonders wichtig: Notare müssen viele Anträge, Urkunden und weitere Unterlagen über besonders gesicherte elektronische Wege an Registergerichte, Grundbuchämter und andere öffentliche Stellen übermitteln.

Im Überblick

Drei digitale Wege

Notartermin per Videokonferenz

Bei gesetzlich zugelassenen Anliegen kann der Termin ohne persönliche Anreise stattfinden. Der folgende Abschnitt zeigt, welche Vorgänge online möglich sind und was Sie dafür benötigen.

Im Notariat elektronisch beurkunden

Sie kommen persönlich ins Notariat. Die Urkunde wird nicht auf Papier, sondern elektronisch erstellt und unterschrieben. Ihr Inhalt wird wie bei jeder Beurkundung vorgelesen und erläutert.

Unterschrift oder Signatur notariell beglaubigen

Der Notar beglaubigt eine elektronische Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur an einem elektronischen Dokument. Dafür stehen zwei Verfahren zur Verfügung.

01 · Notarieller Videotermin

Online beurkunden oder beglaubigen – sicher per Videokonferenz.

Als Notar in Frankfurt am Main biete ich die Beurkundung oder Beglaubigung über das gesicherte Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer an, wenn das Gesetz für Ihr Anliegen ein Online-Verfahren zulässt. Für die digitale Vorbereitung können Sie den Anliegen-Navigator und das Mandantenportal einzeln oder nacheinander nutzen.

Online möglich sind insbesondere

Gründungen einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) sowie Vollmachten für eine solche Gründung
Einstimmige Beschlüsse der Gesellschafter einer GmbH oder UG, etwa Änderungen des Gesellschaftsvertrags oder des Stammkapitals
Handelsregisteranmeldungen für alle Unternehmensformen
Anmeldungen zum Vereins-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Gesellschaftsregister

Was Sie benötigen

Ein geeignetes Ausweisdokument mit aktivierter Online-Ausweisfunktion, die Notar-App sowie Computer oder Tablet mit Kamera und Mikrofon.

Online-Verfahren im Überblick Voraussetzungen prüfen Online-Verfahren starten

Digital vorbereiten

Anliegen-Navigator Mandantenportal

02 · Elektronische Präsenzbeurkundung

Persönlich im Notariat – die Urkunde entsteht elektronisch.

Sie sind während des Termins persönlich im Notariat. Der Notar liest die Urkunde wie gewohnt vor, erläutert ihren Inhalt und beantwortet Ihre Fragen.

Danach unterschreiben Sie die elektronische Urkunde – in der Regel auf einem Unterschriftenpad. Der Notar signiert sie anschließend elektronisch. Die notarielle Urkunde liegt damit von Anfang an als elektronisches Dokument vor. Ein nachträgliches Einscannen ist nicht erforderlich.

03 · Elektronische Beglaubigungen

Zwei Wege der elektronischen Beglaubigung.

Der Notar beglaubigt eine elektronische Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur an einem elektronischen Dokument. Der Unterschied liegt darin, ob Sie eine bereits vorhandene qualifizierte elektronische Signatur als Ihre eigene anerkennen oder persönlich im Notariat elektronisch unterschreiben.

§ 40a BeurkG

Eine vorhandene qualifizierte elektronische Signatur beglaubigen

Das Dokument muss bereits mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Eine solche Signatur ist quasi das elektronische Gegenstück zur eigenhändigen Unterschrift auf einer herkömmlichen Papierurkunde. Sie ist besonders sicher und eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet. Beim Termin erkennen Sie gegenüber dem Notar an, dass diese Signatur von Ihnen stammt. Der Notar prüft und beglaubigt sie elektronisch.

Beispiel aus der PraxisEin Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) hat eine Zustimmung bereits mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Im Notariat erkennt er die Signatur als seine eigene an.

§ 40b BeurkG

Im Notariat elektronisch unterschreiben

Sie brauchen keine eigene qualifizierte elektronische Signatur. Bei persönlicher Anwesenheit im Notariat unterschreiben Sie während des Termins auf einem elektronischen Unterschriftenpad. Ihre Unterschrift wird als Bild in das elektronische Dokument eingefügt und vom Notar beglaubigt. Eine schon früher geleistete Unterschrift können Sie bei diesem Verfahren nicht nachträglich als Ihre eigene anerkennen.

Beispiel aus der PraxisEin Geschäftsführer unterschreibt eine Handelsregisteranmeldung im Notariat auf dem elektronischen Unterschriftenpad. Der Notar beglaubigt die Unterschrift; anschließend wird die Anmeldung elektronisch an das Register übermittelt.

Zusammenfassung

Was ist jeweils digital?

01 · Notartermin per Video: Termin und notarielle Urkunde sind digital: Bei gesetzlich zugelassenen Vorgängen findet der Termin per Videokonferenz statt. Auch die notarielle Urkunde entsteht elektronisch.
02 · Elektronisch beurkunden: Die notarielle Urkunde ist digital, der Termin aber persönlich: Die Beteiligten kommen ins Notariat. Dort wird die Urkunde elektronisch erstellt und unterschrieben.
03a · Signatur beglaubigen: Dokument und Signatur sind bereits digital: Das Dokument ist schon mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Der Notar beglaubigt diese Signatur. Soweit gesetzlich zugelassen, kann der Termin per Videokonferenz stattfinden.
03b · Elektronisch unterschreiben: Dokument und Unterschrift sind digital, der Termin aber persönlich: Sie unterschreiben das elektronische Dokument im Notariat auf einem Unterschriftenpad. Der Notar beglaubigt die Unterschrift.

Informationen und Voraussetzungen

Die Informationsangebote der Bundesnotarkammer erläutern die Online-Verfahren und die elektronische Präsenzbeurkundung.

Kosten eines Online-Verfahrens→Online-Verfahren im Überblick↗Elektronische Präsenzbeurkundung↗Voraussetzungen prüfen↗Online-Verfahren starten↗

Kontakt

Lassen Sie uns Ihr Anliegen besprechen.

Für eine erste Terminabstimmung erreichen Sie die Kanzlei telefonisch oder per E-Mail.

Kontakt aufnehmen 069 8700 5726 0

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